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皆様は、「警告書」なるお手紙を受け取ったことがあるでしょうか?

できれば、受け取りたくないお手紙ではありますが、会社として経済活動を行っている以上、どこかのタイミングで必ず競争相手と衝突することが避けられないという場面が訪れてしまうものです。

説明の都合上、「警告書」とひと言で書いてしまいましたが、その形式や内容が様々なものですし、会社に与えるリスクも案件毎に異なります。

そのため内容の詳細を考慮せずに「警告書への対応策」と、ひとまとめに説明することが憚られるものではありますが、今回は、あなたのお手元に「警告書」なるものが届いてしまった場合にどのように対応したらいいのか?そんな「もしもの時の対応方法」について、まとめてみました。

尚、予め申し上げておきますが、「警告書」が届いてしまった際にあなたが採用すべき最善の対応策は「専門家(弁護士、弁理士等)へ相談し、専門家の助言を受けること」である旨を最初に述べさせていただきます。
※「専門家へ判断すべきかどうか悩んだ場合」「専門家への相談方法で悩んだ場合」の参考になればと思います。

1.そもそも「警告書」って何?

説明の都合上、「警告書」という名前で説明をしておりますが、「警告書」というタイトルのお手紙が必ず届くというものではありません。お手紙の内容として、「あなたに対して警告する旨を伝えている」のであれば、それが「警告書」となります。
そのため、単に「警告書」というタイトルそのままの場合もあれば、「〇〇〇に対する警告書」や、「〇〇〇通知書」、「〇〇〇通告書」と書かれている場合もあるでしょう。

また、特定の書式があるわけでもありません。そのため、お手紙の内容から判断して「そもそも警告書なのかどうか?」を皆様自身で判断する必要があります。

一般的な「警告書」における文章の構成

ⅰ 侵害の事実の通達
「あなたは〇〇〇という侵害行為をしております。」
ⅱ 求めている対応
「〇〇〇という侵害行為を止めてください。」
ⅲ 求めが実現しない場合の対抗行動
「さもなくば、法的手段に訴える場合があります。」

かなりざっくりと書いてしまいましたが、「ⅰの事実があるから、ⅱという対応をして欲しい。」という要求を伝え、「それが叶わない場合はⅲとして行政・司法に救済を求める手続きを行う」という警告を相手に伝えること。このような文章が記載されていれば「警告書」と理解して問題ないと思われます。

また、「警告書」というものは、「お手紙(封書)」である必要はありません「ハガキ」や「FAX」、もちろん「電子メール」等であっても、警告する旨の内容が書かれていれば「警告書」なのです。この根本的な考え方を間違えずに覚えておくようにしてください。

そういう意味で、知的財産部員にとって最も「恐ろしい警告書」とは目に見えない警告書だったりします。「目に見えない警告書」とは、例えば、受け取った本人(営業マン、社長、役員など)が「警告書」だと気が付かずに、そのまま対処せずに放置してしまうものです。

放置しないまでも、受取手が勝手に「重要度低の案件」と判断して個人で対応を進めるケースもあります。
このようなケースでは、話がこじれた後に会社宛に「正式な警告書」という形で、「内容証明郵便」が届くわけですが、知的財産部員としては、こうなる前に適切な情報展開がされていれば初動から最善の対応が取れたのにと、悔やまれる事態となります。

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